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Portal Data Notice

Total Cladding and Roofing LLC
Effective date: November 6, 2026

This notice explains how Total Cladding and Roofing LLC (“TCR”, “we”, “us”) handles the information that clients, subcontractors, labor-only crews and suppliers give us through our portal at app.scopeflow.us/pm/portal/tcr-llc, and the information we gather when we check subcontractors’ documents. It adds to our Privacy Policy, which covers our website and our customer communications. Our Portal Terms set out the rules for using the portal. This notice and those terms cover everyone who signs in: clients as well as subcontractors and crews, and suppliers. Section 9 is about suppliers.

1. Who is responsible for your information

Total Cladding and Roofing LLC, 29619 Winter Copper, Bulverde, Texas 78163, is responsible for the information described in this notice. You can reach us at info@totalcladdingandroofing.com or (210) 775-0995.

2. What we collect

First, what we collect from subcontractors and crews. What we collect from clients follows it. What we hold about suppliers is in section 9.

Your business and contact details: company name, contact name, email address, phone number and website.
Your crew and your work: trades, crew size, years in business, the languages spoken on your crews, the equipment you bring, your Texas sales and use tax permit number, your base address and the areas you cover, and whether you are free for work.
Your documents: Form W-9, which includes your taxpayer identification number (an Employer Identification Number, or for some sole proprietors a Social Security number); certificates of insurance; your workers’ compensation certificate, owners-only statement or occupational accident policy; and any optional documents you add, such as OSHA cards, fall-protection training records, lift cards, manufacturer certifications, safety programs and licenses.
What is read from your documents: the document type, issuer, insured name, policy number, limits and dates, and any corrections you make before you confirm them.
Your confirmations: the statements you confirm when you send your application, the owners-only statement if you sign it, and the date and time of each.
How you found us: the trade you picked on our website’s crews page, if you started there.
Price requests and your quotes: the jobs we invite you to price and the documents we share with you for each one; whether you accept or decline to quote, and any reason you give; the price, notes and quote file you send, including earlier versions, with the date and time of each; and whether the work is awarded to you.
Sign-in and security records: the email address each sign-in request was for, its date and time, and the internet (IP) address it came from. The portal sets up to three cookies: one keeps you signed in for up to 30 days, one remembers whether you read the portal in English or Spanish, and, when you use the Portal Sign In page on our website, one holds the email address you typed for 20 minutes so that the portal’s “Check your email” page can show it. The portal does not use advertising or analytics cookies.
Messages: the messages you and our team send each other in the portal, who wrote each one and when, and whether it has been read. They are kept in the portal with your record. When we write you a message, our email tells you only that a message is waiting; you read it in the portal. Emails telling you that we declined a document or an application, or put your account on hold, include our note.
Contracts you sign online: the contracts we send you in the portal and when you first open each one. When you sign one, we keep with a signed copy of it the name and position you type, the email address you signed in with, the date and time, and a fingerprint (a SHA-256 code) of the copy you read and of the signed copy, which shows that neither has changed since.
The people on your crew: if you list them in the portal, or our team adds them for you, each person’s name and trade, and their email address and phone number if given; photos of their cards (such as OSHA cards or lift cards), what is read from each card, and our team’s check of it; and, at our jobs, when each person signs in, the site rules they read and sign at their induction on our site manager’s phone or tablet, and the reason our site manager gives if someone is let in without every card in date.
Our own records: our review decisions, the notes we write when we decline a document or an application or put your account on hold, the reminders we send you and the jobs you work on.

If you are a client (someone at a business we have sent a quote to, or someone our team has added to a job), we collect:

Your contact details: your name, email address and company, and your phone number if you or our team give it. We hold your email address because we sent a quote to it, or because a member of our team added you to a job.
Your access: which quotes and jobs you can see, whether a quote sent to you or a member of our team gave you access, any request you make for access to a job and whether we agreed to it, and when you last signed in.
Your quotes: the quotes we sent you, every version of each one, the documents sent with them and our message that went with each.
Your answers: your answer to a quote (accept it, accept it subject to contract, or ask for changes), the wording you confirmed, any question you ask, and the date and time of each.
Your contracts: the contracts we send you in the portal, the ones you upload for us to sign, and when you first open each one. When you sign one, we keep with a signed copy of it the name and position you type, the email address you signed in with, the date and time, and a fingerprint (a SHA-256 code) of the copy you read and of the signed copy, which shows that neither has changed since.
What we show you: the approved risk assessments and method statements (RAMS) for your job and the site photos our team chooses to show you.
What you open: a record, for our team, of your answers and of which quotes and documents you open and when.
Sign-in and security records: you sign in with a one-time link or a 6-digit code we email to you. We keep the same sign-in and security records, and set the same cookies, as for subcontractors (above).

3. How we use it

To review your application and check that your insurance, workers’ compensation cover and other documents are valid and current.
To decide whether to offer you work, and to call or email you about jobs that fit your trades, crew and area.
To invite you to price jobs, share each job’s documents with you, compare the quotes we receive and award work.
To send you messages about your application, your documents and our work together, and to read and answer yours.
To send you contracts to read, download and sign online, and to keep a record of who signed each one, when, and what they signed.
To check that the people you send to our jobs hold the cards their trade needs, and to sign them in and take them through our site rules at each job.
To remind you before a document expires and to ask you to confirm your details again each year.
To file Form 1099-NEC and keep the tax records the law requires.
To show our customers, general contractors and insurers that the businesses working on their jobs are insured and trained, when a job requires it.
To keep the portal secure, prevent misuse and keep a record of what was confirmed and when.

For clients, we use it:

to send you our quotes and every new version, show them to you in the portal, take your answers and follow them up with you;
to send you contracts to read, download and sign online, to take contracts you upload for us to sign, and to keep a record of who signed each one, when, and what they signed;
to show you the approved RAMS and site photos for your job; and
to let our team see which quotes and documents you have opened and what you answered, so they know where each quote stands and can reply to you.

We do not sell your information or share it for advertising, and we do not use it to send you marketing.

4. How documents are read automatically

When you upload a document, or a photo of a crew member’s card (with that person’s name), the portal sends it to Anthropic, the company that provides the Claude artificial intelligence service, which reads the document type, issuer, policy number and dates so the form fills itself in. Anthropic processes the document only to return that reading to us. It does not use the document to train its models, and it deletes it within 30 days unless it holds it longer for a safety review. You check and correct what was read before you confirm it, and a member of our team checks every document and card before it is approved. No decision about you is made by automated means alone. We do not send clients’ quotes, contracts or other documents to Anthropic. When ScopeFlow sends Anthropic a supplier’s quote file to read (section 9), Anthropic deletes what it is sent, and its answers, within 30 days. It may keep them longer where it must, to enforce its usage policy (up to 2 years for content flagged as breaking it, and safety scores for up to 7 years), or where the law requires. It does not use them to train its models.

5. Who we share it with

Our software and service providers, who handle your information on our behalf and only to provide their service: ScopeFlow, the project management and customer relationship management software in which we keep your record, documents and quotes (and, for clients, the quotes we send you, your answers and your contracts), and the cloud hosting and database providers it runs on; Anthropic, for reading documents (section 4); Resend, which delivers our emails; and Google, whose Maps service suggests addresses as you type and shows your base and service area on a map.
Insurance agents and carriers, ours and yours, when we confirm your cover or deal with a claim.
Our customers, general contractors and their insurers, when a job requires proof that the businesses working on it are insured, licensed or trained. We share only what that job needs, such as a certificate of insurance, and never your Form W-9.
The Internal Revenue Service and other authorities, through tax filings such as Form 1099-NEC, and anyone else when the law requires it or when it is needed to protect the rights, property or safety of our workers, customers or others.
A buyer or successor, if all or part of our business is sold or reorganized. They must handle your information as this notice describes.

6. How long we keep it

While you are on our list (applying, approved or on hold), we keep your record and documents and ask you to renew the ones that expire. When you renew a document, we keep the earlier one with your record, so we can show what cover was in place on a given date.
Form W-9 and the payment records it supports: for four years after the last payment we report, as federal tax rules require.
Records for jobs you worked on (the documents and confirmations that applied while you were on the job): for up to ten years after the job is finished, the period in which claims about construction work can be brought in Texas.
Clients: we keep the quotes we sent you, your answers and your contracts, with a signed contract and its record, with our records of the job, for the period in the point above. When our team removes your access, or you ask us to, you can no longer sign in to that job.
Price requests and your quotes: for a job you are awarded, with the records for that job, for the period for records for jobs above; for a job you are not awarded, with your record while you are on our list.
Messages: with your record while you are on our list; messages about a job you worked on, with the records for that job.
Contracts you sign online: the signed copy and its record, with the records for that job.
The people on your crew: each person’s details and cards while they are on your crew list and you are on our list; their sign-ins and inductions at a job, and the cards that applied then, with the records for that job.
Declined and unfinished applications: deleted, with their documents, within 12 months of our decision or your last activity, unless the law requires us to keep something longer.
When you ask us to remove you: we delete your record and documents within 45 days, except anything we must keep under the points above, which we delete when that period ends.
Sign-in links and codes stop working after 20 minutes or once used. We keep the record of each sign-in request for security.
Suppliers (section 9), instead of the points above: we keep your information while you are one of our suppliers in the portal and we have our ScopeFlow account; what you sent stays with our request. The project documents we share stay available to you until we archive the job. Sign-in links and codes work once, for 20 minutes.

7. How we protect it

Your information is kept in our ScopeFlow account, separated from every other company’s information, and only members of our team who sign in to that account can see it. ScopeFlow keeps suppliers’ price requests, quotes, quote files and price lists in Oregon, in the United States. Documents are stored privately and open only through links that expire within minutes. Information travels over encrypted (HTTPS) connections, and sign-in codes and session keys are stored only in scrambled (hashed) form. No system is perfectly secure, so tell us at once if you think your account has been misused.

8. Your choices and requests

You can see and update your details and documents in the portal at any time.
You can ask us for a copy of the information we hold about you or your business, ask us to correct it, or ask us to delete it (subject to section 6) by emailing info@totalcladdingandroofing.com from the email address on your account. We may ask you to confirm the request, and we will respond within 45 days.
You can tell us at any time that you no longer want to be contacted about work.

9. Suppliers

This section is about suppliers in our portal at app.scopeflow.us/pm/portal/tcr-llc, the same portal our clients and subcontractors use. There suppliers see our price requests, send us their quotes, upload their price lists and message us. Sections 4, 6 and 7 also cover it.

How you sign in: type your email address on our website’s Portal Sign In page or on the portal’s own sign-in page, or press the button in a price request or in an invitation to join our supplier network. The button does not sign you in on its own. We then email you a sign-in email with a one-press link and a 6-digit code, which work once, for 20 minutes, with up to 5 tries at the code; you can ask for 5 sign-in emails an hour. We send one only to an address we hold for your company (its email address, its contacts, an address we have approved, or an address a price request was sent to), and only once we have sent your company a price request. Signing in keeps that browser signed in for 30 days from when you last used the portal, or until you sign out.
What it holds: your company’s name and email address, and the contacts our team adds for it; each sign-in request (the address it was for, when, and the internet (IP) address it came from) and when you last used the portal; the prices, quote files, delivery charges, notes and questions you send us, and every version of each quote you send; when your company first opened a request and when you sent your quote; and the price list files you upload, with who uploaded each one, when, and any note you add.
Your price list: you may upload your price list as a spreadsheet (xlsx, xls or csv) or a PDF. A spreadsheet is read into products and prices on ScopeFlow’s own servers, without any AI service; a PDF is kept as a file. Only we see your price list.
What you see: the project documents we chose to share with you and each item we need priced. The documents stay available until the job is archived. Your past requests show only “Closed”: never the outcome, and nothing about other suppliers.
How we use it: to price our projects and to know whom to contact at your company. A quote file you upload may be read by artificial intelligence (Anthropic’s API, through ScopeFlow) to pull out its prices for our estimator to check; the quote you sent is not changed. Nothing you send is published.
Who handles it for us: ScopeFlow, the platform we use, runs the portal and handles your information for us. Resend delivers the portal’s emails: price requests and reminders about them, sign-in emails and invitations to join our supplier network. A reply to a price request or an invitation reaches our company or the member of our team who sent it.

10. Changes to this notice

We may update this notice. The effective date at the top shows when it last changed. If a change is significant, we will tell you by email or in the portal.

11. Contact us

Total Cladding and Roofing LLC
29619 Winter Copper, Bulverde, Texas 78163
info@totalcladdingandroofing.com
(210) 775-0995

Aviso de datos del portal: versión en español

Esta traducción se ofrece para su comodidad. Si hay alguna diferencia con la versión en inglés, prevalece la versión en inglés.

Este aviso explica cómo Total Cladding and Roofing LLC (“TCR”, “nosotros”) trata la información que los clientes, los subcontratistas, las cuadrillas de solo mano de obra y los proveedores nos entregan a través de nuestro portal en app.scopeflow.us/pm/portal/tcr-llc, y la información que reunimos al revisar los documentos de los subcontratistas. Complementa nuestra Política de privacidad (en inglés), que cubre nuestro sitio web y nuestras comunicaciones con clientes. Nuestros Términos del portal establecen las reglas de uso del portal. Este aviso y esos términos cubren a todas las personas que inician sesión: tanto clientes como subcontratistas y cuadrillas, y proveedores. La sección 9 trata de los proveedores.

1. Quién es responsable de su información

Total Cladding and Roofing LLC, 29619 Winter Copper, Bulverde, Texas 78163, es responsable de la información descrita en este aviso. Puede comunicarse con nosotros en info@totalcladdingandroofing.com o al (210) 775-0995.

2. Qué recopilamos

Primero, lo que recopilamos de subcontratistas y cuadrillas. A continuación, lo que recopilamos de clientes. Lo que guardamos sobre los proveedores está en la sección 9.

Datos de su empresa y de contacto: nombre de la empresa, nombre de la persona de contacto, correo electrónico, teléfono y sitio web.
Su cuadrilla y su trabajo: oficios, tamaño de la cuadrilla, años en el negocio, los idiomas que se hablan en sus cuadrillas, el equipo que lleva, su número de permiso de impuesto sobre ventas y uso de Texas, la dirección de su base y las zonas que cubre, y si está disponible para trabajar.
Sus documentos: el Formulario W-9, que incluye su número de identificación de contribuyente (un Número de Identificación del Empleador o, para algunos propietarios únicos, un número de Seguro Social); certificados de seguro; su certificado de compensación laboral (workers’ compensation), la declaración de solo propietarios o la póliza de accidentes ocupacionales; y los documentos opcionales que agregue, como tarjetas OSHA, registros de capacitación en protección contra caídas, tarjetas de operador de elevadores, certificaciones de fabricantes, programas de seguridad y licencias.
Lo que se lee de sus documentos: el tipo de documento, el emisor, el nombre del asegurado, el número de póliza, los límites y las fechas, y cualquier corrección que haga antes de confirmarlos.
Sus confirmaciones: las declaraciones que confirma al enviar su solicitud, la declaración de solo propietarios si la firma, y la fecha y hora de cada una.
Cómo nos encontró: el oficio que eligió en la página de cuadrillas de nuestro sitio web, si empezó allí.
Solicitudes de precio y sus cotizaciones: los trabajos que le invitamos a cotizar y los documentos que compartimos con usted para cada uno; si acepta o rechaza cotizar, y el motivo que nos dé; el precio, las notas y el archivo de cotización que envíe, incluidas las versiones anteriores, con la fecha y hora de cada uno; y si se le adjudica el trabajo.
Registros de inicio de sesión y seguridad: el correo electrónico de cada solicitud de inicio de sesión, su fecha y hora, y la dirección de internet (IP) desde la que se hizo. El portal usa hasta tres cookies: una mantiene su sesión iniciada hasta 30 días, otra recuerda si lee el portal en inglés o en español y, cuando usa la página “Acceso al portal” de nuestro sitio web, otra guarda durante 20 minutos el correo electrónico que escribió para que la página “Revise su correo” del portal pueda mostrarlo. El portal no usa cookies de publicidad ni de análisis.
Mensajes: los mensajes que usted y nuestro equipo se envían en el portal, quién escribió cada uno y cuándo, y si se ha leído. Se guardan en el portal con su registro. Cuando le escribimos un mensaje, nuestro correo solo le avisa que tiene un mensaje esperándole; usted lo lee en el portal. Los correos que le avisan que rechazamos un documento o una solicitud, o que pusimos su cuenta en espera, incluyen nuestra nota.
Contratos que firma en línea: los contratos que le enviamos en el portal y cuándo abre cada uno por primera vez. Cuando firma uno, guardamos con una copia firmada el nombre y el cargo que escribe, el correo electrónico con el que inició sesión, la fecha y hora, y una huella digital (un código SHA-256) de la copia que leyó y de la copia firmada, que demuestra que ninguna ha cambiado desde entonces.
Las personas de su cuadrilla: si las registra en el portal, o nuestro equipo las agrega por usted, el nombre y el oficio de cada persona, y su correo electrónico y teléfono si los proporciona; las fotos de sus tarjetas (como tarjetas OSHA o de elevadores), lo que se lee de cada tarjeta y la revisión de nuestro equipo; y, en nuestras obras, cuándo se registra cada persona al llegar, las reglas de la obra que lee y firma en su inducción en el teléfono o la tableta de nuestro encargado de obra, y el motivo que da nuestro encargado si deja entrar a alguien sin todas sus tarjetas vigentes.
Nuestros propios registros: nuestras decisiones de revisión, las notas que escribimos cuando rechazamos un documento o una solicitud o ponemos su cuenta en espera, los recordatorios que le enviamos y los trabajos en los que participa.

Si usted es cliente (alguien de una empresa a la que enviamos una cotización, o alguien a quien nuestro equipo agregó a una obra), recopilamos:

Sus datos de contacto: su nombre, correo electrónico y empresa, y su teléfono si usted o nuestro equipo lo proporcionan. Tenemos su correo electrónico porque le enviamos una cotización o porque un miembro de nuestro equipo lo agregó a una obra.
Su acceso: qué cotizaciones y obras puede ver, si se lo dio una cotización enviada a usted o un miembro de nuestro equipo, cualquier solicitud de acceso que haga a una obra y si la aceptamos, y cuándo inició sesión por última vez.
Sus cotizaciones: las cotizaciones que le enviamos, todas las versiones de cada una, los documentos que las acompañan y nuestro mensaje con cada una.
Sus respuestas: su respuesta a una cotización (aceptarla, aceptarla sujeta a contrato o pedir cambios), el texto que confirmó, cualquier pregunta que haga, y la fecha y hora de cada una.
Sus contratos: los contratos que le enviamos en el portal, los que usted sube para que los firmemos, y cuándo abre cada uno por primera vez. Cuando firma uno, guardamos con una copia firmada el nombre y el cargo que escribe, el correo electrónico con el que inició sesión, la fecha y hora, y una huella digital (un código SHA-256) de la copia que leyó y de la copia firmada, que demuestra que ninguna ha cambiado desde entonces.
Lo que le mostramos: las evaluaciones de riesgos y declaraciones de método (RAMS) aprobadas de su obra y las fotos de la obra que nuestro equipo decide mostrarle.
Lo que abre: un registro, para nuestro equipo, de sus respuestas y de qué cotizaciones y documentos abre y cuándo.
Registros de inicio de sesión y seguridad: inicia sesión con un enlace de un solo uso o un código de 6 dígitos que le enviamos por correo electrónico. Conservamos los mismos registros de inicio de sesión y seguridad, y usamos las mismas cookies, que para los subcontratistas (arriba).

3. Para qué la usamos

Para revisar su solicitud y comprobar que su seguro, su cobertura de compensación laboral y sus demás documentos son válidos y están vigentes.
Para decidir si le ofrecemos trabajo y para llamarle o escribirle sobre trabajos que se ajusten a sus oficios, su cuadrilla y su zona.
Para invitarle a cotizar trabajos, compartir con usted los documentos de cada trabajo, comparar las cotizaciones que recibimos y adjudicar el trabajo.
Para enviarle mensajes sobre su solicitud, sus documentos y nuestro trabajo juntos, y para leer y responder los suyos.
Para enviarle contratos para leer, descargar y firmar en línea, y para llevar un registro de quién firmó cada uno, cuándo y qué firmó.
Para comprobar que las personas que envía a nuestras obras tienen las tarjetas que exige su oficio, y para registrarlas al llegar y explicarles las reglas de cada obra.
Para recordarle antes de que venza un documento y pedirle que vuelva a confirmar sus datos cada año.
Para presentar el Formulario 1099-NEC y conservar los registros fiscales que exige la ley.
Para demostrar a nuestros clientes, contratistas generales y aseguradoras que las empresas que trabajan en sus obras están aseguradas y capacitadas, cuando una obra lo exige.
Para mantener el portal seguro, evitar su mal uso y llevar un registro de lo que se confirmó y cuándo.

Para los clientes, la usamos:

para enviarle nuestras cotizaciones y cada versión nueva, mostrárselas en el portal, recibir sus respuestas y dar seguimiento con usted;
para enviarle contratos para leer, descargar y firmar en línea, recibir los contratos que usted sube para que los firmemos, y llevar un registro de quién firmó cada uno, cuándo y qué firmó;
para mostrarle las RAMS aprobadas y las fotos de la obra de su trabajo; y
para que nuestro equipo vea qué cotizaciones y documentos ha abierto y qué respondió, y así sepa en qué punto está cada cotización y pueda responderle.

No vendemos su información ni la compartimos con fines publicitarios, y no la usamos para enviarle publicidad.

4. Cómo se leen automáticamente los documentos

Cuando sube un documento, o la foto de la tarjeta de una persona de su cuadrilla (con el nombre de esa persona), el portal lo envía a Anthropic, la empresa que ofrece el servicio de inteligencia artificial Claude, que lee el tipo de documento, el emisor, el número de póliza y las fechas para que el formulario se complete solo. Anthropic procesa el documento únicamente para devolvernos esa lectura. No usa el documento para entrenar sus modelos y lo elimina en un plazo de 30 días, salvo que lo conserve más tiempo para una revisión de seguridad. Usted revisa y corrige lo leído antes de confirmarlo, y un miembro de nuestro equipo revisa cada documento y cada tarjeta antes de aprobarlos. Ninguna decisión sobre usted se toma solo por medios automatizados. No enviamos a Anthropic las cotizaciones, los contratos ni otros documentos de los clientes. Cuando ScopeFlow envía a Anthropic el archivo de cotización de un proveedor para leerlo (sección 9), Anthropic elimina lo que se le envía, y sus respuestas, en un plazo de 30 días. Puede conservarlos más tiempo cuando debe hacerlo, para hacer cumplir su política de uso (hasta 2 años para el contenido señalado por incumplirla, y las puntuaciones de seguridad hasta 7 años), o cuando la ley lo exige. No los usa para entrenar sus modelos.

5. Con quién la compartimos

Nuestros proveedores de software y servicios, que tratan su información en nuestro nombre y solo para prestar su servicio: ScopeFlow, el software de gestión de proyectos y de relaciones con clientes en el que guardamos su registro, sus documentos y sus cotizaciones (y, para los clientes, las cotizaciones que le enviamos, sus respuestas y sus contratos), y los proveedores de alojamiento en la nube y de bases de datos con los que funciona; Anthropic, para leer documentos (sección 4); Resend, que entrega nuestros correos electrónicos; y Google, cuyo servicio Maps sugiere direcciones mientras escribe y muestra su base y su zona de servicio en un mapa.
Agentes y compañías de seguros, nuestros y suyos, cuando confirmamos su cobertura o atendemos un reclamo.
Nuestros clientes, contratistas generales y sus aseguradoras, cuando una obra exige demostrar que las empresas que trabajan en ella están aseguradas, tienen licencia o están capacitadas. Solo compartimos lo que esa obra necesita, como un certificado de seguro, y nunca su Formulario W-9.
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) y otras autoridades, mediante declaraciones de impuestos como el Formulario 1099-NEC, y cualquier otra persona cuando la ley lo exija o sea necesario para proteger los derechos, los bienes o la seguridad de nuestros trabajadores, clientes u otras personas.
Un comprador o sucesor, si se vende o se reorganiza todo o parte de nuestro negocio. Deberá tratar su información como se describe en este aviso.

6. Cuánto tiempo la conservamos

Mientras esté en nuestra lista (en solicitud, aprobado o en espera), conservamos su registro y sus documentos y le pedimos que renueve los que venzan. Cuando renueva un documento, conservamos el anterior con su registro para poder demostrar qué cobertura estaba vigente en una fecha determinada.
El Formulario W-9 y los registros de pago que respalda: durante cuatro años después del último pago que declaramos, como exigen las normas fiscales federales.
Los registros de los trabajos en los que participó (los documentos y confirmaciones vigentes mientras estuvo en la obra): hasta diez años después de terminado el trabajo, el plazo en el que pueden presentarse reclamos sobre obras de construcción en Texas.
Clientes: conservamos las cotizaciones que le enviamos, sus respuestas y sus contratos, y un contrato firmado con su registro, junto con nuestros registros de la obra, durante el plazo del punto anterior. Cuando nuestro equipo retira su acceso, o usted nos lo pide, ya no puede iniciar sesión en esa obra.
Las solicitudes de precio y sus cotizaciones: para un trabajo que se le adjudica, junto con los registros de esa obra, durante el plazo de los registros de los trabajos indicado arriba; para un trabajo que no se le adjudica, con su registro mientras esté en nuestra lista.
Los mensajes: con su registro mientras esté en nuestra lista; los mensajes sobre una obra en la que participó, junto con los registros de esa obra.
Los contratos que firma en línea: la copia firmada y su registro, junto con los registros de esa obra.
Las personas de su cuadrilla: los datos y las tarjetas de cada persona mientras esté en la lista de su cuadrilla y usted esté en nuestra lista; sus registros de llegada e inducciones en una obra, y las tarjetas vigentes entonces, junto con los registros de esa obra.
Las solicitudes rechazadas o sin terminar: se eliminan, con sus documentos, en un plazo de 12 meses desde nuestra decisión o su última actividad, salvo que la ley nos exija conservar algo por más tiempo.
Cuando nos pide que lo eliminemos: borramos su registro y sus documentos en un plazo de 45 días, excepto lo que debamos conservar según los puntos anteriores, que borramos cuando termina ese plazo.
Los enlaces y códigos de inicio de sesión dejan de funcionar a los 20 minutos o una vez usados. Conservamos el registro de cada solicitud de inicio de sesión por seguridad.
Proveedores (sección 9), en lugar de los puntos anteriores: conservamos su información mientras sea uno de nuestros proveedores en el portal y tengamos nuestra cuenta de ScopeFlow; lo que envió se queda con nuestra solicitud. Los documentos del proyecto que compartimos siguen disponibles para usted hasta que archivamos la obra. Los enlaces y códigos de inicio de sesión sirven una sola vez, durante 20 minutos.

7. Cómo la protegemos

Su información se guarda en nuestra cuenta de ScopeFlow, separada de la información de cualquier otra empresa, y solo pueden verla los miembros de nuestro equipo que inician sesión en esa cuenta. ScopeFlow guarda las solicitudes de precio, las cotizaciones, sus archivos y las listas de precios de los proveedores en Oregón, en los Estados Unidos. Los documentos se guardan de forma privada y solo se abren mediante enlaces que vencen en minutos. La información viaja por conexiones cifradas (HTTPS), y los códigos de inicio de sesión y las claves de sesión se guardan solo en forma cifrada (hash). Ningún sistema es perfectamente seguro, así que avísenos de inmediato si cree que su cuenta se ha usado indebidamente.

8. Sus opciones y solicitudes

Puede ver y actualizar sus datos y documentos en el portal en cualquier momento.
Puede pedirnos una copia de la información que tenemos sobre usted o su empresa, pedirnos que la corrijamos o pedirnos que la eliminemos (con sujeción a la sección 6) escribiendo a info@totalcladdingandroofing.com desde el correo electrónico de su cuenta. Podemos pedirle que confirme la solicitud, y responderemos en un plazo de 45 días.
Puede decirnos en cualquier momento que ya no desea que le contactemos sobre trabajos.

9. Proveedores

Esta sección trata de los proveedores en nuestro portal en app.scopeflow.us/pm/portal/tcr-llc, el mismo portal que usan nuestros clientes y subcontratistas. Allí los proveedores ven nuestras solicitudes de precio, nos envían sus cotizaciones, suben sus listas de precios y nos escriben mensajes. Las secciones 4, 6 y 7 también lo cubren.

Cómo inicia sesión: escriba su correo electrónico en la página “Acceso al portal” de nuestro sitio web o en la propia página de inicio de sesión del portal, o pulse el botón de una solicitud de precio o de una invitación a unirse a nuestra red de proveedores. El botón no inicia su sesión por sí solo. Después le enviamos un correo de inicio de sesión con un enlace de un solo toque y un código de 6 dígitos, que sirven una sola vez, durante 20 minutos, con un máximo de 5 intentos con el código; puede pedir 5 correos de inicio de sesión por hora. Solo lo enviamos a una dirección que tenemos de su empresa (su correo electrónico, sus contactos, una dirección que hemos aprobado o una dirección a la que se envió una solicitud de precio), y solo después de haber enviado a su empresa una solicitud de precio. Al iniciar sesión, ese navegador queda con la sesión iniciada durante 30 días desde la última vez que usó el portal, o hasta que usted la cierre.
Lo que guarda: el nombre y el correo electrónico de su empresa, y los contactos que nuestro equipo agrega para ella; cada solicitud de inicio de sesión (la dirección para la que fue, cuándo y la dirección de internet (IP) desde la que llegó) y cuándo usó el portal por última vez; los precios, archivos de cotización, cargos de entrega, notas y preguntas que nos envía, y cada versión de cada cotización que envía; cuándo su empresa abrió por primera vez una solicitud y cuándo envió su cotización; y los archivos de lista de precios que sube, con quién subió cada uno, cuándo y la nota que agregue.
Su lista de precios: puede subir su lista de precios como hoja de cálculo (xlsx, xls o csv) o como PDF. Una hoja de cálculo se lee en productos y precios en los propios servidores de ScopeFlow, sin ningún servicio de inteligencia artificial; un PDF se guarda como archivo. Solo nosotros vemos su lista de precios.
Lo que ve: los documentos del proyecto que decidimos compartir con usted y cada partida que necesitamos cotizar. Los documentos siguen disponibles hasta que se archiva la obra. Sus solicitudes anteriores solo muestran “Closed” (cerrada): nunca el resultado, ni nada sobre otros proveedores.
Para qué lo usamos: para presupuestar nuestros proyectos y saber a quién contactar en su empresa. Un archivo de cotización que suba puede ser leído por inteligencia artificial (la API de Anthropic, a través de ScopeFlow) para extraer sus precios y que nuestro estimador los revise; la cotización que envió no cambia. Nada de lo que envía se publica.
Quién lo trata por nosotros: ScopeFlow, la plataforma que usamos, opera el portal y trata su información por cuenta nuestra. Resend envía los correos del portal: las solicitudes de precio y sus recordatorios, los correos de inicio de sesión y las invitaciones a unirse a nuestra red de proveedores. Si responde a una solicitud de precio o a una invitación, su respuesta llega a nuestra empresa o al miembro de nuestro equipo que la envió.

10. Cambios a este aviso

Podemos actualizar este aviso. La fecha de vigencia al principio indica cuándo cambió por última vez. Si un cambio es importante, se lo diremos por correo electrónico o en el portal.

11. Contacto

Total Cladding and Roofing LLC
29619 Winter Copper, Bulverde, Texas 78163
info@totalcladdingandroofing.com
(210) 775-0995