Portal Terms

Total Cladding and Roofing LLC
Effective date: November 6, 2026

Lea estos términos en español

These terms apply when you use our portal at app.scopeflow.us/pm/portal/tcr-llc (the “portal”): as a subcontractor or labor-only crew, to apply to work with Total Cladding and Roofing LLC (“TCR”, “we”, “us”) or to keep your company’s details and documents up to date; as a client, to see the quotes, contracts, RAMS and site photos we share with you and to answer and sign what we send you; or as a supplier, to answer our price requests and upload your price list. By signing in, sending an application or uploading a document, you accept these terms on behalf of the business you represent. If you do not accept them, do not use the portal.

1. Who can use the portal

The portal is for businesses that want to work with us as subcontractors or labor-only crews, and for our clients: people we have sent a quote to, and people our team has added to a job. It is also for suppliers we send a price request to. You must be 18 or older and authorized to act for the business you name. We sign you in with a one-time link and a six-digit code sent to your email address (you can ask for them in the portal or on our website’s Portal Sign In page, the one sign-in for clients, subcontractors and suppliers), so anyone who can read that email can open your account. Keep your email account secure, and tell us straight away at info@totalcladdingandroofing.com if you think someone else has used it.

2. Accurate and current information

You confirm that the details and documents you give us are true, complete and current, and that you are entitled to share them. Keep them up to date, and renew insurance certificates and other documents before they expire; the portal reminds you before they do. Do not upload anything unlawful, anything you do not have the right to share, or anything unrelated to working with us.

3. Documents, statements and confirmations

• Form W-9. We use it for our federal tax reporting (Form 1099-NEC) and to check your taxpayer details.
• Insurance. We may contact your insurance agent or carrier to confirm your cover, its endorsements and its dates.
• Owners-only statement. If your business has no employees and you sign the owners-only statement in the portal, you confirm that it is true on the date it shows. If you take on employees, tell us before you send them to any of our jobs, and send us a workers’ compensation certificate or an occupational accident policy.
• Your confirmations. When you send your application, you confirm that you complete Form I-9 for every worker you send to our jobs, and that everyone you send is trained for the work they do, including fall protection. These are your business’s own obligations. We rely on your confirmations, and you must tell us if either stops being true.
• Automatic reading. When you upload a document or a photo of a card, an automated service reads it to fill in its type, issuer and dates. Check what it read and correct anything wrong before you confirm it; the details you confirm are your statement to us. Our Portal Data Notice explains how this works.
• Your crew. If you list the people you send to our jobs and add photos of their cards, you confirm that each person knows you are giving us their details and card photos for this purpose, and that each card is theirs and genuine. Our team checks every card. At our jobs, our site manager signs each person in and takes them through our site rules, which they sign; someone whose cards are missing or out of date may be turned away.

4. Applications, approval and work

Applying does not guarantee approval or work. We review every application and document ourselves and decide, at our discretion, whether to approve, decline, put on hold or remove a business, for example when a required document expires or information turns out to be inaccurate. Approval does not make you our employee, partner or agent, does not create an exclusive arrangement, and does not commit us to offer any work or you to accept it. Each job is agreed separately in writing, and the subcontract or purchase order for that job governs it. You remain an independent business responsible for your own workers, their pay, taxes, permits, licenses, insurance and safety, including the Occupational Safety and Health Administration (OSHA) rules that apply to your work.

Signing contracts in the portal. We may send you a subcontract or other contract to read, download and sign in the portal. To sign, you type your name and your position and confirm. By doing so you agree to sign electronically, you confirm that you are authorized to sign for your business, and your business agrees to that contract, just as it would by signing a paper copy. We keep, with a signed copy of the contract, the name and position you typed, the email address you signed in with, the date and time, and a fingerprint (a SHA-256 code) of the copy you read and of the signed copy. You can download the signed copy from the portal.

5. Clients

If you are a client, you can see in the portal the quotes we have sent you and every version of each one, and the contracts, approved RAMS and site photos for your job that we show you. You see a job when a quote for it was sent to your email address or a member of our team has added you to it. If you need to see a job from another email address, you can ask for access in the portal, and nothing is shown to that address until we let it in. Our team can add or remove people at any time.

You answer a quote in the portal. We record your answers and which quotes and documents you open, and our team can see them. We may also send you a contract to read, download and sign in the portal, and you may upload a contract of your own for us to sign. Signing works as described under “Signing contracts in the portal” in section 4: you type your name and position and confirm, you agree to sign electronically, you confirm that you are authorized to sign for your business, and your business agrees to that contract, just as it would by signing a paper copy. We keep with a signed copy the name and position you typed, the email address you signed in with, the date and time, and a fingerprint (a SHA-256 code) of the copy you read and of the signed copy.

6. Suppliers

If you are a supplier, you sign in like everyone else: type your email address on our website’s Portal Sign In page or in the portal, or press the button in a price request or an invitation to join our supplier network, and we email you a one-press link and a 6-digit code. We send them only once we have sent your company a price request. Signing in keeps that browser signed in for 30 days from when you last used the portal, or until you sign out.

There you see the project documents we chose to share with you and each item we need priced; the documents stay available until the job is archived. We use the prices, quote files, delivery charges, notes and questions you send to price our projects. A quote file you upload may be read by artificial intelligence (Anthropic’s API, through ScopeFlow) to pull out its prices for our estimator to check. You may also upload your price list as a spreadsheet or a PDF; only we see it. Nothing you send is published. Your past requests show only “Closed”, never the outcome or anything about other suppliers. Section 9 of our Portal Data Notice explains what we hold about suppliers.

7. Availability and messages

If you tell us in the portal that your crew is free for work, we may call or email you about jobs that fit your trades and service area. You can change your availability at any time. We also email you about your account: sign-in links and codes, reminders before your documents expire, the outcome of our reviews, and when a message or a contract is waiting for you. We do not send marketing through the portal.

Messages. You and our team can send each other messages in the portal, for example about a document we need you to replace or a contract we sent you. When we write you a message, we email you to say a message is waiting; the message itself stays in the portal, where you read and answer it. When we decline a document or an application, or put your account on hold, our email includes our note, and the note is also in your portal messages.

8. Using the portal properly

Do not try to reach information about other businesses, interfere with or overload the portal, test its security, use automated tools to create applications or copy its pages, or pretend to be someone else. We may suspend or close access that breaks these terms.

9. Your information

Our Portal Data Notice explains, for clients as well as subcontractors and crews, and for suppliers, what we collect through the portal, why, who we share it with, how long we keep it and how to contact us about it. Our Privacy Policy covers our website and our other communications.

10. Closing your account

You can ask us to close your account and remove your information at any time by emailing info@totalcladdingandroofing.com. We may close an account that is declined, left unfinished or used in breach of these terms. When an account closes, we keep only the records that our Portal Data Notice says we keep.

11. The portal itself

The portal runs on ScopeFlow, the project management software we use for our jobs. We provide it “as is” and “as available”: we work to keep it secure and running, but we do not promise that it will always be available or free of errors. To the fullest extent the law allows, Total Cladding and Roofing LLC is not liable for any indirect, incidental, special or consequential loss, or for lost profits, arising from your use of, or inability to use, the portal. Nothing in these terms limits any liability that the law does not allow to be limited, and nothing in them changes a subcontract or purchase order between us.

12. Changes to these terms

We may update these terms. The effective date at the top shows when they last changed. If a change is significant, we will tell you by email or in the portal before it applies to you. Using the portal after a change takes effect means you accept the updated terms.

13. Law and disputes

These terms are governed by the laws of the State of Texas. Any dispute about them or about the portal will be decided by the state or federal courts located in Texas, unless a subcontract between us says otherwise for a dispute about a job.

14. Contact us

Total Cladding and Roofing LLC
29619 Winter Copper, Bulverde, Texas 78163
info@totalcladdingandroofing.com
(210) 775-0995

Términos del portal: versión en español

Esta traducción se ofrece para su comodidad. Si hay alguna diferencia con la versión en inglés, prevalece la versión en inglés.

Estos términos se aplican cuando usa nuestro portal en app.scopeflow.us/pm/portal/tcr-llc (el “portal”): como subcontratista o cuadrilla de solo mano de obra, para solicitar trabajar con Total Cladding and Roofing LLC (“TCR”, “nosotros”) o para mantener al día los datos y documentos de su empresa; como cliente, para ver las cotizaciones, los contratos, las RAMS y las fotos de la obra que compartimos con usted y para responder y firmar lo que le enviamos; o como proveedor, para responder a nuestras solicitudes de precio y subir su lista de precios. Al iniciar sesión, enviar una solicitud o subir un documento, acepta estos términos en nombre de la empresa que representa. Si no los acepta, no use el portal.

1. Quién puede usar el portal

El portal es para empresas que desean trabajar con nosotros como subcontratistas o cuadrillas de solo mano de obra, y para nuestros clientes: las personas a las que enviamos una cotización y las que nuestro equipo agregó a una obra. También es para los proveedores a los que enviamos una solicitud de precio. Debe tener 18 años o más y estar autorizado para actuar en nombre de la empresa que indica. Iniciamos su sesión con un enlace de un solo uso y un código de seis dígitos que enviamos a su correo electrónico (puede pedirlos en el portal o en la página “Acceso al portal” de nuestro sitio web, el único acceso para clientes, subcontratistas y proveedores), así que cualquier persona que pueda leer ese correo puede abrir su cuenta. Proteja su cuenta de correo y avísenos de inmediato a info@totalcladdingandroofing.com si cree que otra persona la ha usado.

2. Información exacta y vigente

Usted confirma que los datos y documentos que nos entrega son verdaderos, completos y vigentes, y que tiene derecho a compartirlos. Manténgalos al día y renueve los certificados de seguro y demás documentos antes de que venzan; el portal se lo recuerda antes. No suba nada ilegal, nada que no tenga derecho a compartir ni nada ajeno a su trabajo con nosotros.

3. Documentos, declaraciones y confirmaciones

• Formulario W-9. Lo usamos para nuestros informes de impuestos federales (Formulario 1099-NEC) y para verificar sus datos de contribuyente.
• Seguros. Podemos comunicarnos con su agente o compañía de seguros para confirmar su cobertura, sus endosos y sus fechas.
• Declaración de solo propietarios. Si su empresa no tiene empleados y firma en el portal la declaración de solo propietarios, confirma que es verdadera en la fecha que indica. Si contrata empleados, avísenos antes de enviarlos a cualquiera de nuestras obras y envíenos un certificado de compensación laboral (workers’ compensation) o una póliza de accidentes ocupacionales.
• Sus confirmaciones. Al enviar su solicitud, confirma que completa el Formulario I-9 de cada trabajador que envía a nuestras obras y que todos los que envía están capacitados para el trabajo que hacen, incluida la protección contra caídas. Estas son obligaciones propias de su empresa. Confiamos en sus confirmaciones, y debe avisarnos si alguna deja de ser cierta.
• Lectura automática. Cuando sube un documento o la foto de una tarjeta, un servicio automatizado lo lee para completar su tipo, emisor y fechas. Revise lo que leyó y corrija cualquier error antes de confirmarlo; los datos que confirma son su declaración ante nosotros. Nuestro Aviso de datos del portal explica cómo funciona.
• Su cuadrilla. Si registra a las personas que envía a nuestras obras y agrega las fotos de sus tarjetas, confirma que cada persona sabe que nos da sus datos y las fotos de sus tarjetas con este fin, y que cada tarjeta es suya y auténtica. Nuestro equipo revisa cada tarjeta. En nuestras obras, nuestro encargado registra a cada persona al llegar y le explica las reglas de la obra, que la persona firma; a quien le falten tarjetas o las tenga vencidas se le puede negar la entrada.

4. Solicitudes, aprobación y trabajo

Solicitar no garantiza la aprobación ni el trabajo. Revisamos nosotros mismos cada solicitud y documento y decidimos, a nuestro criterio, si aprobamos, rechazamos, ponemos en espera o retiramos a una empresa, por ejemplo cuando vence un documento requerido o una información resulta inexacta. La aprobación no lo convierte en nuestro empleado, socio ni agente, no crea un acuerdo de exclusividad y no nos obliga a ofrecerle trabajo ni a usted a aceptarlo. Cada trabajo se acuerda por separado y por escrito, y el subcontrato u orden de compra de ese trabajo lo rige. Usted sigue siendo una empresa independiente, responsable de sus propios trabajadores, su pago, impuestos, permisos, licencias, seguros y seguridad, incluidas las normas de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) que se aplican a su trabajo.

Firma de contratos en el portal. Podemos enviarle un subcontrato u otro contrato para leer, descargar y firmar en el portal. Para firmar, escribe su nombre y su cargo y confirma. Al hacerlo, acepta firmar electrónicamente, confirma que está autorizado para firmar en nombre de su empresa, y su empresa acepta ese contrato, igual que si firmara una copia en papel. Guardamos, con una copia firmada del contrato, el nombre y el cargo que escribió, el correo electrónico con el que inició sesión, la fecha y hora, y una huella digital (un código SHA-256) de la copia que leyó y de la copia firmada. Puede descargar la copia firmada desde el portal.

5. Clientes

Si usted es cliente, puede ver en el portal las cotizaciones que le hemos enviado y todas las versiones de cada una, y los contratos, las RAMS aprobadas y las fotos de la obra de su trabajo que le mostramos. Ve una obra cuando se envió una cotización de esa obra a su correo electrónico o un miembro de nuestro equipo lo agregó. Si necesita ver una obra desde otro correo electrónico, puede pedir acceso en el portal, y a esa dirección no se le muestra nada hasta que la dejemos entrar. Nuestro equipo puede agregar o quitar personas en cualquier momento.

Usted responde una cotización en el portal. Registramos sus respuestas y qué cotizaciones y documentos abre, y nuestro equipo puede verlos. También podemos enviarle un contrato para leer, descargar y firmar en el portal, y usted puede subir un contrato propio para que lo firmemos. La firma funciona como se describe en “Firma de contratos en el portal” de la sección 4: escribe su nombre y su cargo y confirma, acepta firmar electrónicamente, confirma que está autorizado para firmar en nombre de su empresa, y su empresa acepta ese contrato, igual que si firmara una copia en papel. Guardamos con una copia firmada el nombre y el cargo que escribió, el correo electrónico con el que inició sesión, la fecha y hora, y una huella digital (un código SHA-256) de la copia que leyó y de la copia firmada.

6. Proveedores

Si usted es proveedor, inicia sesión como todos: escriba su correo electrónico en la página “Acceso al portal” de nuestro sitio web o en el portal, o pulse el botón de una solicitud de precio o de una invitación a unirse a nuestra red de proveedores, y le enviamos un enlace de un solo toque y un código de 6 dígitos. Solo los enviamos después de haber enviado a su empresa una solicitud de precio. Al iniciar sesión, ese navegador queda con la sesión iniciada durante 30 días desde la última vez que usó el portal, o hasta que usted la cierre.

Allí ve los documentos del proyecto que decidimos compartir con usted y cada partida que necesitamos cotizar; los documentos siguen disponibles hasta que se archiva la obra. Usamos los precios, archivos de cotización, cargos de entrega, notas y preguntas que nos envía para presupuestar nuestros proyectos. Un archivo de cotización que suba puede ser leído por inteligencia artificial (la API de Anthropic, a través de ScopeFlow) para extraer sus precios y que nuestro estimador los revise. También puede subir su lista de precios como hoja de cálculo o como PDF; solo nosotros la vemos. Nada de lo que envía se publica. Sus solicitudes anteriores solo muestran “Closed” (cerrada), nunca el resultado ni nada sobre otros proveedores. La sección 9 de nuestro Aviso de datos del portal explica lo que guardamos sobre los proveedores.

7. Disponibilidad y mensajes

Si nos indica en el portal que su cuadrilla está disponible para trabajar, podemos llamarle o escribirle sobre trabajos que se ajusten a sus oficios y zona de servicio. Puede cambiar su disponibilidad en cualquier momento. También le escribimos sobre su cuenta: enlaces y códigos para iniciar sesión, recordatorios antes de que venzan sus documentos, el resultado de nuestras revisiones y cuando tiene un mensaje o un contrato esperándole. No enviamos publicidad a través del portal.

Mensajes. Usted y nuestro equipo pueden enviarse mensajes en el portal, por ejemplo sobre un documento que necesitamos que reemplace o un contrato que le enviamos. Cuando le escribimos un mensaje, le avisamos por correo que tiene un mensaje esperándole; el mensaje queda en el portal, donde lo lee y lo responde. Cuando rechazamos un documento o una solicitud, o ponemos su cuenta en espera, nuestro correo incluye nuestra nota, y la nota también queda en los mensajes de su portal.

8. Uso correcto del portal

No intente acceder a información de otras empresas, interferir con el portal o sobrecargarlo, probar su seguridad, usar herramientas automatizadas para crear solicitudes o copiar sus páginas, ni hacerse pasar por otra persona. Podemos suspender o cerrar el acceso que incumpla estos términos.

9. Su información

Nuestro Aviso de datos del portal explica, para clientes además de subcontratistas y cuadrillas, y para proveedores, qué recopilamos a través del portal, para qué, con quién lo compartimos, cuánto tiempo lo conservamos y cómo comunicarse con nosotros al respecto. Nuestra Política de privacidad (en inglés) cubre nuestro sitio web y nuestras demás comunicaciones.

10. Cierre de su cuenta

Puede pedirnos en cualquier momento que cerremos su cuenta y eliminemos su información escribiendo a info@totalcladdingandroofing.com. Podemos cerrar una cuenta rechazada, sin terminar o usada en incumplimiento de estos términos. Al cerrarse una cuenta, solo conservamos los registros que nuestro Aviso de datos del portal indica que conservamos.

11. El portal

El portal funciona con ScopeFlow, el software de gestión de proyectos que usamos en nuestras obras. Lo ofrecemos “tal cual” y “según disponibilidad”: trabajamos para mantenerlo seguro y en funcionamiento, pero no prometemos que siempre esté disponible ni libre de errores. En la máxima medida que permita la ley, Total Cladding and Roofing LLC no es responsable de ninguna pérdida indirecta, incidental, especial o consecuente, ni de lucro cesante, derivada del uso del portal o de la imposibilidad de usarlo. Nada en estos términos limita una responsabilidad que la ley no permita limitar, y nada en ellos modifica un subcontrato u orden de compra entre nosotros.

12. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. La fecha de vigencia al principio indica cuándo cambiaron por última vez. Si un cambio es importante, se lo diremos por correo electrónico o en el portal antes de que se le aplique. Usar el portal después de que un cambio entre en vigor significa que acepta los términos actualizados.

13. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por las leyes del Estado de Texas. Cualquier controversia sobre ellos o sobre el portal será resuelta por los tribunales estatales o federales ubicados en Texas, salvo que un subcontrato entre nosotros disponga otra cosa para una controversia sobre un trabajo.

14. Contacto

Total Cladding and Roofing LLC
29619 Winter Copper, Bulverde, Texas 78163
info@totalcladdingandroofing.com
(210) 775-0995